Formazione sulla sicurezza per aziende con molti dipendenti: come organizzare corsi e le scadenze
Organizzare un singolo corso di formazione sulla sicurezza è relativamente semplice. La gestione diventa molto più complessa quando un’azienda deve formare decine o centinaia di lavoratori, distribuiti tra reparti, mansioni, turni e sedi differenti.
In questi casi non basta trovare un docente o scegliere una data. È necessario costruire un vero e proprio piano formativo aziendale, coordinando le esigenze operative dell’organizzazione con gli obblighi formativi, le disponibilità dei lavoratori e le diverse modalità di erogazione dei corsi.
Gruppo SEF supporta aziende e organizzazioni strutturate nella pianificazione e nella gestione di numerosi corsi di formazione sulla salute e sicurezza sul lavoro, anche contemporaneamente e in tempi rapidi.
Perché la formazione diventa complessa nelle aziende strutturate
All’aumentare del numero dei lavoratori aumentano anche le variabili da considerare.
Le persone possono svolgere mansioni differenti, essere esposte a rischi diversi oppure lavorare in sedi, reparti e turni che non possono essere fermati contemporaneamente.
Una stessa organizzazione può avere bisogno, nello stesso periodo, di organizzare:
- corsi di formazione generale e specifica per i lavoratori;
- formazione e aggiornamento per preposti e dirigenti;
- corsi per addetti antincendio e primo soccorso;
- formazione per RLS;
- corsi per l’utilizzo di attrezzature di lavoro;
- aggiornamenti periodici con scadenze differenti;
- sessioni dedicate ai nuovi assunti;
- corsi in lingua inglese o rivolti a personale internazionale.
Senza un coordinamento centralizzato, il rischio è quello di moltiplicare comunicazioni, calendari, documenti e interlocutori, perdendo il controllo delle attività ancora da svolgere.
Il primo passo: analizzare il fabbisogno formativo
Prima di programmare le sessioni è necessario ricostruire con precisione la situazione aziendale.
L’analisi dovrebbe considerare almeno:
- il numero complessivo dei lavoratori;
- le sedi e i reparti di appartenenza;
- le mansioni svolte;
- la formazione già effettuata;
- gli attestati disponibili;
- le date degli ultimi corsi e degli aggiornamenti;
- le nuove nomine aziendali;
- i nuovi ingressi previsti;
- le modalità formative utilizzabili;
- le esigenze produttive e organizzative dell’azienda.
Questa fase permette di individuare chi deve essere formato, quale corso deve frequentare e con quale priorità.
Il risultato non dovrebbe essere un semplice elenco di corsi, ma un piano formativo ordinato per scadenza, mansione, sede e urgenza.
Suddividere i lavoratori in gruppi omogenei
Quando le persone da formare sono numerose, non è sempre efficace inserirle in un’unica sessione.
È spesso preferibile creare gruppi omogenei, tenendo conto di:
- mansioni e rischi presenti;
- sede di lavoro;
- reparto;
- disponibilità e turnazione;
- formazione già posseduta;
- lingua conosciuta;
- necessità di svolgere prove pratiche.
Una corretta suddivisione consente di evitare corsi non pertinenti, ridurre l’impatto sulle attività lavorative e rendere la formazione maggiormente collegata ai rischi effettivamente presenti.
Organizzare più sessioni in tempi rapidi
Le aziende con molti dipendenti possono avere la necessità di completare la formazione entro tempi molto brevi.
Può accadere, ad esempio, in occasione di:
- apertura di una nuova sede;
- avvio di un magazzino o di un reparto;
- assunzione contemporanea di numerosi lavoratori;
- riorganizzazione delle squadre di emergenza;
- affidamento di un nuovo appalto;
- aggiornamento generale delle scadenze formative;
- introduzione di nuove attrezzature o procedure di lavoro.
In questi casi occorre predisporre rapidamente più edizioni dello stesso corso o corsi differenti svolti nello stesso periodo.
Gruppo SEF è in grado di coordinare numerose sessioni formative, individuando docenti, date, sedi e modalità di svolgimento compatibili con le esigenze dell’organizzazione.
Aziende multisede: una regia unica per tutte le attività
Nelle aziende presenti in più sedi, la formazione rischia di essere gestita in modo frammentato.
Ogni sede potrebbe utilizzare criteri diversi, affidarsi a fornitori differenti oppure conservare attestati e registrazioni senza un sistema uniforme.
Una gestione centralizzata permette invece di:
- applicare criteri organizzativi comuni;
- mantenere una visione complessiva delle scadenze;
- programmare corsi dedicati alle singole sedi;
- uniformare la documentazione;
- controllare lo stato di avanzamento del piano;
- ridurre il numero degli interlocutori;
- programmare con maggiore anticipo gli aggiornamenti.
L’azienda mantiene così un unico punto di riferimento, pur potendo organizzare le attività formative in luoghi e momenti differenti.
Presenza, videoconferenza ed e-learning: scegliere la modalità più adatta
Un piano formativo articolato può richiedere l’utilizzo combinato di più modalità di erogazione.
A seconda del corso, delle disposizioni applicabili e delle esigenze aziendali, la formazione può essere organizzata:
- presso la sede dell’azienda;
- in aula;
- in videoconferenza sincrona;
- attraverso piattaforme e-learning;
- con sessioni teoriche e prove pratiche;
- mediante più edizioni riservate al personale della stessa organizzazione.
La scelta non dovrebbe dipendere soltanto dalla comodità, ma anche dalla tipologia di corso, dalle caratteristiche dei partecipanti e dalla necessità di assicurare una formazione realmente comprensibile ed efficace.
Per le organizzazioni più complesse, la soluzione migliore è spesso un modello misto: alcune attività vengono svolte a distanza, altre presso le sedi aziendali e altre ancora in strutture idonee alle esercitazioni pratiche.
Non solo corsi: la gestione della documentazione
L’organizzazione delle lezioni rappresenta soltanto una parte del lavoro.
Quando vengono formati molti lavoratori, assumono particolare importanza anche:
- raccolta dei dati dei partecipanti;
- verifica dei requisiti e della formazione precedente;
- predisposizione dei registri;
- invio delle convocazioni;
- controllo delle presenze;
- gestione di assenze e recuperi;
- svolgimento delle verifiche di apprendimento;
- rilascio degli attestati;
- archiviazione della documentazione;
- aggiornamento dello scadenzario.
Un corso può dirsi realmente concluso solo quando anche la relativa documentazione è stata correttamente predisposta, verificata e resa disponibile all’azienda.
Un referente unico per semplificare il lavoro aziendale
Quando sono coinvolti molti partecipanti, il responsabile delle risorse umane, l’HSE Manager, l’RSPP o il referente aziendale non dovrebbe essere costretto a coordinare separatamente docenti, aule, piattaforme e calendari.
La presenza di un unico referente consente di centralizzare le richieste e avere una visione chiara dello stato delle attività.
Il referente può coordinare:
- l’analisi iniziale;
- la definizione delle priorità;
- il calendario delle sessioni;
- i rapporti con i docenti;
- le comunicazioni organizzative;
- il controllo delle presenze;
- la consegna degli attestati;
- la programmazione dei recuperi;
- le successive scadenze formative.
L’obiettivo è alleggerire il carico organizzativo interno e permettere all’azienda di controllare il progetto senza doverne gestire ogni singolo passaggio.
I vantaggi di un piano formativo ben organizzato
Una gestione strutturata della formazione permette all’azienda di ottenere diversi vantaggi:
- maggiore controllo degli obblighi formativi;
- riduzione dei ritardi e delle scadenze non rispettate;
- minore impatto sull’operatività;
- gruppi formativi coerenti con mansioni e rischi;
- possibilità di formare molte persone in tempi contenuti;
- documentazione uniforme e facilmente reperibile;
- gestione più semplice dei nuovi assunti;
- programmazione anticipata degli aggiornamenti;
- un unico interlocutore per tutte le attività.
Il valore del servizio, quindi, non dipende soltanto dal numero dei corsi erogati, ma dalla capacità di inserirli in un processo ordinato, verificabile e sostenibile per l’organizzazione.
Il supporto di Gruppo SEF alle organizzazioni complesse
Gruppo SEF organizza corsi di formazione sulla sicurezza per singoli lavoratori, piccole aziende e organizzazioni con fabbisogni formativi articolati.
Possiamo supportare aziende con molti dipendenti, più sedi o numerose scadenze nella gestione dell’intero percorso:
- raccolta e analisi delle esigenze formative;
- verifica della situazione esistente;
- individuazione dei corsi necessari;
- suddivisione dei partecipanti;
- predisposizione del calendario;
- organizzazione di più sessioni, anche ravvicinate;
- coordinamento di docenti, aule e modalità formative;
- gestione delle presenze e della documentazione;
- rilascio e archiviazione degli attestati;
- programmazione dei successivi aggiornamenti.
Dalla singola sessione ai grandi piani formativi aziendali, siamo in grado di organizzare e coordinare numerosi corsi, anche contemporaneamente e in tempi rapidi.
Dovete formare numerosi lavoratori?
Se la vostra azienda deve organizzare molti corsi, aggiornare la formazione di più sedi oppure gestire contemporaneamente lavoratori con mansioni e scadenze differenti, potete affidarci la pianificazione dell’intero progetto.
Partendo dall’elenco del personale e dalla documentazione disponibile, possiamo ricostruire il fabbisogno formativo, definire le priorità e predisporre un programma compatibile con le esigenze operative dell’organizzazione.
Contattateci per richiedere una valutazione del vostro piano formativo aziendale.
